Microsoft 365ツールを活用した
業務効率化事例

業界：製造
従業員数：5,000名以上
事業内容：輸送用機器製造業

申請書の起案から承認までの全工程をメールで行っており、多大な工数と手間が発生していた。
さらに、昨今の海外市場の変化から大きな影響を受けており、コスト面のみならず、
業務工数の削減も上層部から強く求められていた。
今回のプロジェクトでは、既存業務への追加対応にとどまらず、
システナ内部での情報連携や、専門知識を持つ社員との技術連携を緊密に図る体制を構築した。
その結果、申請書起案から承認の各フローにMicrosoft 365ツールを活用し、不要な工数を削減することに成功。
操作や申請管理を簡略化することで、お客様の目指す業務効率化に貢献した事例。

申請書の起案から承認までの全工程をメールで行っており、多大な工数と手間が発生していた。
さらに、日々発生する膨大な申請に対して、メールの見落としが頻発しており
申請業務そのものが円滑に進まないことが深刻な課題となっていた。
そうした中、昨今の海外市場の変化も重なり、全社的な方針として業務の抜本的な工数削減と効率化が強く求められていた。

課題

申請書の起案から承認にいたるまでの全工程がメールベースで行われており、多大な工数と手間がかかっている状況

日々発生する膨大な申請数に対してメールの見落としが頻発し、申請業務そのものが円滑に進まない

Microsoft 365ツール（Power Automate, SharePoint ) を活用し、申請書の起案から承認に至る自動化の仕組みを構築。
その結果、月20〜30件発生する申請フローにおいて、1件あたり約25分かかっていた作業時間を約5分へと大幅に短縮し、
約20分の時間削減と作業負担の軽減を実現した。
このシステム刷新にあたっては、約半年の開発期間を経て、マニュアル作成や1チームでの先行テスト、
数ヶ月におよぶフィードバックに基づく機能改善、そして主要開発部門全体への展開・定着サポートに至るまで、
全てシステナ主導による一気通貫の体制で対応。
さらに、操作性の大幅な簡易化により現場からも「分かりやすく使いやすい」と高い評価をいただいた。
単なる工数削減や利便性の向上だけでなく、全社方針である業務の効率化と抜本的な工数削減に大きく貢献した。

〇月20〜30件の申請フローを1件あたり25分から5分へ短縮し、作業負担を大幅に軽減

〇Microsoft 365ツールを活用し、自動化の仕組みづくりをすることで、業務効率が向上

〇会社の方針である、業務における工数削減と業務効率化に貢献