RPA導入事例｜工数160時間削減！コスト改善と安定稼働の秘訣

RPA（Robotic Process Automation）の導入は、多くの企業でコスト削減や業務効率化の切り札として期待されています。

しかし、
・RPAを導入したもののライセンス費用が高止まりしている
・担当者の異動でせっかく作ったRPAがブラックボックス化してしまい、誰も触れなくなってしまった
といった課題に直面し、その効果を持続させられずに悩んでいる企業も少なくありません。

この記事では、RPA導入を一時的な効果で終わらせず、持続的な成果につなげるための秘訣を具体的な成功事例を基に解説します。

特に、数千件にも及ぶファイルアップロード業務において約160時間もの工数削減を達成した事例を深掘りし、コスト改善と安定稼働を両立させるための具体的な方法を紐解いていきます。

RPA導入で直面しがちな課題を解決し、持続的にRPAを活用するためのヒントをぜひ見つけてください。

RPA導入で解決できる「よくある業務課題」

RPA導入を検討している、あるいはすでに導入済みであっても、多くの企業が共通して抱える業務課題があります。

例えば、日々発生するデータ入力や転記、帳票作成といった定型業務に多くの時間を費やし、本来注力すべきコア業務に手が回らないと悩む企業は少なくありません。

また、手作業による業務はヒューマンエラーが頻発しやすく、その手戻り作業や確認作業に多大なコストがかかるという課題もあります。

特定の担当者に業務が集中することで、その業務が属人化してしまうケースも散見されます。

このような状況では、担当者の異動や退職が発生した際に業務が滞るリスクが高まり、事業継続性にも影響を及ぼしかねません。

さらに、「RPAを導入してみたものの、高額なライセンス費用に見合う効果が出ていない」という声もよく耳にします。

このような状況を打開し、RPAを真にビジネスの力に変えるためには、具体的な課題解決策が必要です。

そもそもRPA（Robotic Process Automation）とは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、主にパソコン上で行われる定型的な事務作業を自動化するソフトウェアロボット技術を指します。

人間がマウス操作やキーボード入力で行う作業手順を記憶し、それをソフトウェアロボットが忠実に再現することで、業務を自動で実行します。

これにより、データ入力、情報収集、レポート作成、メール送信といった多様なタスクを、人が介在することなく処理できるようになります

RPAは「仮想的な労働者（デジタルワーカー）」として、24時間365日休むことなく、ミスなく高速に作業を処理できる点が大きな特徴です。

特定のアプリケーションに限定されず、複数のシステムやウェブサービスを横断するような複雑な定型業務でも自動化が可能です。

この技術を活用することで、これまで人が行っていた繰り返し作業から解放され、より創造的で価値の高い業務に注力できるようになります。

なお、RPAの具体的な定義や、導入することで得られるメリット・デメリットなどの基礎知識については、下記の記事で詳しく解説しています。

まずは基本から知りたいという方は、あわせて参考にしてみてください。

【徹底解説】工数160時間削減！ファイルアップロード業務の自動化事例

次期システムへの移行に伴い、数千件にもおよぶファイルをグループウェアへアップロードするという、手作業では到底実現不可能な業務が発生しました。

このような膨大な作業を前に、RPA（Robotic Process Automation）をどのように活用し、効率化を実現したのか、その具体的なプロセスと得られた成果を詳しくご紹介します。

特に、約160時間もの工数削減という定量的な成果を達成したこの事例は、多くの企業が直面する定型業務の課題に対し、RPAがどのように貢献できるかを示す好例となるでしょう。

これから、この成功事例を深掘りし、その秘訣を紐解いていきます。

課題：数千件のファイルを手作業でアップロードするのは非現実的

RPA導入前の大きな課題は、次期システム移行で発生した数千件ものファイルをグループウェアにアップロードする作業でした。

単にファイル数が多いだけでなく、この案件をさらに複雑にしていたのが、「アップロード1件ごとに承認作業が必要」という業務プロセス上の制約です。

この制約が、単純なアップロード作業の自動化だけでは解決できない、深刻なボトルネックとなっていました。

解決策：RPAによるアップロードと承認作業の完全自動化

この課題を解決するために、RPAを単なるファイルアップロードツールとしてではなく、ボトルネックとなっていた「承認作業」も含めて自動実行するよう設計しました。

具体的には、業務フローそのものを見直すことで、担当者と承認者の双方の負担を大幅に軽減するアプローチを採用しました。

①担当者がアップロード内容をリスト化し、それを承認者が事前に確認
②RPAがそのリストを基に、ファイルのアップロードと承認の両方の操作を自動で実行

これにより、RPAはファイルを指定された場所にアップロードするだけでなく、これまで人手で行っていた複雑な承認プロセスまでを一貫して処理することが可能になりました。

単調な作業から承認業務の効率化までを一手に担うことで、作業時間の劇的な短縮とヒューマンエラーの削減に成功しました。

成果：約160時間の工数削減と承認プロセスの簡略化を実現

RPA導入によって、最も顕著な成果として約160時間もの工数削減を達成しました。

これにより、膨大なファイルアップロード作業にかかる期間を大幅に短縮し、担当者が他の優先業務に注力できる時間を創出することができました。

これは、RPAの投資対効果の高さを示す具体的な数値として、プロジェクトの成功を裏付けています。RPAは単なる作業の自動化に留まらず、業務プロセス全体の最適化を通じて、組織全体の生産性向上に大きく貢献したのです。

【目的・悩み別】RPAの業務活用事例3選

これまでご紹介した詳細事例以外にも、企業様が抱える多様な目的や悩みに応じたRPAの活用事例は数多く存在します。

例えば、
・高額なRPAライセンス費用を削減したい
・日々発生する大量の定型業務を効率化したい
・以前導入したRPAがブラックボックス化してしまい、有効活用できずに困っている
といった具体的な課題は、多くの企業様が直面していることでしょう。

このセクションでは、そうした課題を解決へと導く、具体的なRPA活用事例を3つご紹介します。

事例1：コスト削減と業務効率化を実現した「RPA移行」

既存のRPAツールから別のツールへ移行することで、コスト削減と業務効率化を同時に実現した事例をご紹介します。

【課題】
・高額なUiPathのライセンス費用が運用コストを圧迫している
・フローの作成者が異動してしまったため、構築済みのRPAフローがブラックボックス化し、誰にも触れない状態になっている

【取り組み】
・UiPathからPower Automateへ移行可否検証／移行支援
・既存UiPathフローの棚卸／課題抽出と改善提案
・問い合わせ窓口対応

【取り組みのポイント】
・単にツールを移行するだけでなく、既存のUiPathフローを徹底的に棚卸しし、必要な業務フローだけを精査して再設計
・ライセンス費用の大幅なコスト削減が実現
・Microsoft 365との連携強化により、データ管理や情報共有の業務効率も格段に向上

事例2：約400通のメール送信を自動化した「定型業務の効率化」

次に、大量の定型業務をRPAで効率化した事例をご紹介します。

【課題】
・全国の支店や本部へ約400通のメールを4日で送信する必要があり、宛先設定も複雑
・手作業で対応するには膨大な時間と労力がかかり、再確認作業も含めると非現実的な状況

【取り組み】
・メールの作成から送信までの一連のプロセスを自動化

【取り組みのポイント】
・多大な時間を要する作業を、RPAにより2日間で送信完了
・顧客からの問い合わせ対応を一元化、ナレッジとして関係者に共有する仕組みも構築

事例3：進行中のRPAプロジェクトの課題を解消した「RPAアセスメント・運用改善」

すでにRPAを導入したものの、「安定稼働しない」「属人化して横展開できない」といった課題を抱えていた企業様に対し、第三者の視点からプロジェクトを軌道修正し、大幅に推進力を加速させた事例をご紹介します。

【課題】
・RPAをすでに導入しているが、安定稼働がしておらず、理由が不明確
・習熟が難しく、特定のメンバーに属人化
・運用業務を標準化したいが、現状把握ができておらず何から手を付けたらよいかわからない

【取り組み】
・ヒアリング／資料確認
・エラー調査／傾向分析／ツール適正診断／運用管理の調査可視化
・ツール課題定義／運用課題定義／改善策策定／調査結果レポート作成／ご報告
・管理表作成／マニュアル作成／運用ルール策定および推進活動

【取り組みのポイント】
・標準化によるメンバー参入時のスムーズな引継ぎで、組織強化
・運用ルールとマニュアル確立による自社でPDCAが回る環境作り

事例から紐解く、RPA導入を「一時的な効率化」で終わらせない3つの秘訣

これまでに多くのRPA導入事例をご紹介しましたが、成功している企業には共通の「秘訣」があります。

特に、以前の導入で期待通りの効果が得られなかった経験や、属人化を懸念されている担当者の方々にとって、これらの秘訣は「失敗を繰り返したくない」「自社で安定して運用できる体制を築きたい」という本質的な課題への答えとなるでしょう。

ここでは、RPA導入を一時的な効果で終わらせず、持続的な成果へとつなげるための3つの秘訣を詳しく解説します。

秘訣1：業務の「棚卸し」を徹底し、自動化すべき優先順位を明確にする

RPA導入の最初の、そして最も重要なステップは、現在の業務プロセスの「棚卸し」を徹底することです。

これは単に自動化できそうな業務を洗い出すだけではありません。
自動化によって最も高い投資対効果（ROI）が見込める業務は何か、また、本当にその業務自体が必要なのかどうかを見極める貴重な機会となります。

長年の慣習で行われているだけの不要な業務や、非効率なプロセスがあれば、RPA導入を機に廃止・改善することで、さらに大きな業務改善効果が得られます。

具体的な棚卸しでは、各部署の業務内容を詳細にヒアリングし、作業時間、発生頻度、作業ボリューム、関連するシステムなどを洗い出します。これにより「何を」「どれだけ」自動化するのかが明確になり、戦略的にRPAを適用すべき業務の優先順位を設定できるようになります。

やみくもにRPAを導入するのではなく、事前の徹底した業務分析と優先順位付けが、RPA導入を成功に導くための第一歩です。

秘訣2：導入後の「運用ロードマップ」を策定し、ブラックボックス化を防ぐ

RPA導入の多くの失敗事例は、「作って終わり」になってしまう運用体制に起因します。

特に、担当者の異動や退職によってRPAのブラックボックス化が進み、誰も触れられない状態に陥るケースは少なくありません。
RPAを持続的に活用するためには、導入前から明確な「運用ロードマップ」を策定し、組織全体で責任を持って運用できる体制を構築することが不可欠です。

具体的には、RPAの管理部署を明確にし、開発担当者と運用担当者の役割分担を定めます。

また、RPAの設計書や運用手順書などのドキュメント作成ルールを徹底し、属人化を防ぐ基盤を築きます。
エラー発生時の対応フローや、システム変更時のメンテナンス計画なども事前に定めておくことで、予期せぬトラブルにも迅速に対応できます。

社内にノウハウを蓄積し、自律的にRPAを運用できる体制を築くことは、長期的な視点でのコスト削減と業務効率化を実現するために非常に重要です。

秘訣3：現場を置き去りにしない。スモールスタートと「成功体験」の共有

RPA導入を成功させるには、実際に業務を行う現場の理解と協力が不可欠です。

トップダウンで導入を進めようとしても、現場に負担ばかりがかかり、RPAが形骸化してしまうことは珍しくありません。
そこで有効なのが、まずは特定の部署や業務に絞ってRPAを導入する「スモールスタート」です。

これにより、現場での小さな成功体験を積み重ね、RPAの効果を実感してもらうことができます。

例えば、「〇〇業務の残業時間が月20時間削減できた」「毎日1時間かかっていたデータ入力が10分で終わるようになった」といった具体的な成功事例を創出し、それを社内で積極的に共有することが重要です。

現場担当者が「RPAのおかげで楽になった」「単純作業から解放されて、もっと重要な仕事に集中できるようになった」と実感することで、他部署の関心を引き、RPA導入への理解や協力を得やすくなります。

この好循環を生み出すことで、RPAは組織全体へと浸透し、継続的な業務改善の文化を醸成する鍵となるでしょう。

RPA導入に関するよくある質問

ここまで、RPA導入の成功事例や、一時的な効果で終わらせないための秘訣について詳しく解説してきました。

このセクションでは、RPA導入を検討されている方が抱きがちな疑問や不安に対し、Q&A形式で具体的な情報を提供します。

実践的な質問を取り上げ、皆様がRPA導入をスムーズに進めるための一助となれば幸いです。

Q1. 自社の業務がRPAに向いているか、判断する基準はありますか？

RPAはすべての業務に適用できるわけではなく、自動化に適した業務とそうでない業務があります。

自社の業務がRPAに向いているかを判断する主な基準としては、まず「ルールが決まっている定型的な作業であること」が挙げられます。
例えば、手順が明確で、担当者の判断を必要としない繰り返し作業がこれに該当します。

次に、「PC上で完結する作業であること」も重要な要素です。
物理的な作業を伴わず、システム操作やデータ処理が中心となる業務が適しています。

さらに、「繰り返し頻度が高い、または処理量が多いこと」も判断基準となります。
毎日、毎週といった高頻度で発生する作業や、一度に数百・数千件といった大量のデータを処理する業務は、RPA導入による工数削減効果が大きいです。

また、「複数のシステムやアプリケーションをまたいでデータを転記する作業」もRPAの得意分野です。異なるシステム間の連携をスムーズに行い、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。

逆に、RPAに向かない業務としては、「人間の判断や臨機応変な対応が必要な業務」や「業務プロセスが頻繁に変わる業務」が挙げられます。
これらの特性を持つ業務では、RPAを導入しても期待する効果が得られにくく、かえって運用負荷が増大する可能性があります。

自社の業務をこれらの基準に照らし合わせることで、RPA導入の優先順位を明確にすることができます。

Q2. 導入後に「エラーが頻発して使いこなせない」事態を防ぐには？

RPA導入後にエラーが頻発して使いこなせないという事態は、多くの企業が抱える懸念事項の一つです。

RPAのエラーが起きる主な原因としては、Webサイトや社内システムのUI（ユーザーインターフェース）変更、または業務ルールの変更などが挙げられます。
これらの変更はRPAロボットの動作に影響を与え、エラーを引き起こすことがあります。

このような事態を防ぎ、RPAを安定稼働させるためには、事前の備えと継続的な対策が不可欠です。

まず、「エラー発生を想定した例外処理（エラーハンドリング）をロボットに組み込むこと」が重要です。
予期せぬ状況が発生してもロボットが停止することなく、適切な対応（例えば、担当者への通知や処理のスキップなど）を行うように設計することで、システムの安定性を高められます。

次に、「定期的なメンテナンス計画を立て、システムの変更に対応すること」も欠かせません。
システムや業務フローの変更があった際には、速やかにRPAロボットを修正・調整する体制を構築し、常に最新の環境に最適化しておく必要があります。

さらに、自社での対応が難しい場合は、「専門知識を持つパートナーによる保守・運用サポート体制を確保すること」を検討しましょう。
RPAの専門家が常時監視やトラブルシューティングを行うことで、エラー発生時にも迅速かつ的確に対応でき、安定した運用を継続することが可能になります。

これらの対策を講じることで、「使いこなせない」という不安を解消し、RPAの真価を最大限に引き出すことができます。

Q3.すでに他社ツールを導入していても、サポートや移行の相談は可能ですか？

はい、すでに他社RPAツールを導入されている企業様でも、サポートや移行に関するご相談は可能です。

既存のRPA運用に課題を抱えているお客様からのお問い合わせは多く、専門家がお客様の状況に合わせて最適な解決策をご提案いたします。

まとめ：RPA業務事例を自社の力に。伴走型パートナーが自動化の成否を分ける

RPA導入は、単に特定の作業を自動化するツール導入に留まらず、企業の業務プロセス全体を見直し、より効率的で生産性の高い組織へと変革する「業務改革」そのものです。

これまでに紹介したファイルアップロード業務の工数160時間削減事例や、既存RPAからの移行によるコスト削減・効率化、メール送信業務の自動化といった大きな成果は、適切な戦略と実行があって初めて実現できます。

これらの成功事例から見えてくるのは、
・業務の棚卸しを徹底し、自動化の優先順位を明確にする
・導入後の運用ロードマップを策定し、属人化を防ぐ
・現場を置き去りにせず、スモールスタートで成功体験を共有する
という3つの秘訣が不可欠であるということです。

しかし、これらの取り組みを自社だけで完璧に進めるのは容易ではありません。

特に、過去にRPA導入でつまずいた経験がある場合や、限られたリソースの中で成果を出し続けたいと考える企業にとって、経験豊富な専門パートナーの存在は、RPA導入を成功へと導く鍵となります。

伴走型の支援を受けながら、自社の課題に最適なRPA活用戦略を策定し、持続的な成果へとつなげることが、業務改革を成功させる上で最も重要な要素となるでしょう。

ぜひ、業務改革を次のステージへ進めるための一歩を踏み出してください。

システナのRPA・自動化支援

RPA自動化は、ツールを導入すること自体が目的ではありません。

どの業務を、どのように自動化し、継続的に改善していくかによって、成果は大きく変わります。

システナでは、RPA導入支援にとどまらず、業務整理・自動化対象の選定から、設計・開発、運用・改善までを一貫して支援しています。

・業務分析・自動化対象の見極め
・RPA導入・設計・開発支援
・運用ルール設計・改善サイクル構築
・全社展開を見据えた自動化プロジェクト支援

「RPAを検討しているが、何から始めればよいかわからない」「導入したものの、効果が出ずに止まっている」など、このようなお悩みがあれば、まずはお気軽にご相談ください。

RPA自動化を「成果につながる仕組み」として定着させるための伴走支援をご提案します。